Approach to pre-analytical errors in a public health laboratory

Abstract

Amaç: Preanalitik hataları azaltmak amacı ile yapılan eğitimin ve Laboratuvar Bilgi Sistemi ile tüp barkotlama sisteminde yapılan teknolojik yeniliklerin etkisini ortaya koymak çalışmamızda amaçlanmıştır.Gereç ve Yöntem: İyileştirmelerin sonuçlarını değerlendirmek için 2013 ve 2014 yıllarına ait preanalitik hatalar Laboratuar Bilgi Sisteminden (LBS) geriye dönük olarak alınmıştır. Preanalitik faz için on kalite indikatörü hesaplanmıştır. İyileştirme yapılmış yıl ile geçmiş yıl karşılaştırılmıştır. Kabul edilemez, minimum, kabul edilebilir ve optimal olmak üzere dört kalite spesifikasyon ölçütü tanımlanmıştır.Bulgular: İyileştirme çalışmalarından sonra tüm preanalitik hata tiplerinde azalma görülmüştür. Kalite indikatörleri spesifikasyon ölçütü olarak değerlendirildiğinde, 2013 yılında QI-14 (taşıma sırasında hasarlanmış örnekler) ve QI-16 (yanlış saklanan örnekler) kabul edilemez, QI-8 (kayıp örnekler) ve QI-12 (yetersiz hacimli örnekler) minimum ve QI-9 (yanlış kaptaki örnekler) kabul edilebilir iken, 2014 yılında tümünün optimal düzeyde olduğu görülmüştür. QI-15 (hatalı etiketlenmiş örnekler) kabul edilebilir iken 2014 yılında kabul edilemez olarak değerlendirilmiştir. QI-10a, b (hemolizli örnekler), 11a (pıhtılı örnekler) ve 13 (yetersiz hacimli örnekler-antikoagülanlı tüplerde) her iki yılda da optimal düzeyde değerlendirilmiştir.Sonuçlar: Preanalitik faz ile ilgili eğitimlerin sürekliliğinin sağlanması ve teknolojik alt yapının güçlendirilmesi bu evrenin kontrolünü sağlayacak temel faktörlerdir

Background and objective: We aimed to investigate the effect of “training about the pre-analytical phase” and “technological arrangements in laboratory information systems (LISs) and tube barcoding system”, on decreasing PEs.Materials and methods: PEs in 2013 and 2014 were obtained from the LIS retrospectively in order to evaluate the effect of improvements. Ten quality indicators (QIs) described for pre-analytical phase were calculated. We compared QIs of the “improved year” with the past year. Four quality specification criteria were defined as “ unacceptable”, “minimum”, “desirable” and “optimum” for each quality indicator.Results: There was a reduction in all types of PEs related to the improvement strategies. When QIs were considered as quality specifications (QSs), QI-14 (number of samples damaged in transport) and QI-16 (samples improperly stored) were “unacceptable”, QI-8 (samples lost-not received) and QI-12 (samples with insufficient sample volume) were “minimum” and QI-9 (samples collected ininappropriate container) was “desirable” in 2013; QI-10a, 10b (samples hemolyzed), 11a (samples clotted) and 13 (samples with inadequate sample-anticoagulant) were all “optimum” in 2 years. Conclusion: It was shown that continuous education on pre-analytical phase and improvements of the technological infrastructures are the main factors that will enable the control of this phase.